Η τεχνητή νοημοσύνη υπόσχεται να αυτοματοποιήσει σχεδόν κάθε διαδικασία, αλλά αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι απελευθερώνει τον χρόνο σας. Πολλοί επιχειρηματίες πέφτουν στην παγίδα της ψευδούς αυτοματοποίησης, θεωρώντας ότι η χρήση εργαλείων και η ανάθεση καθηκόντων σε ψηφιακούς βοηθούς ισοδυναμεί με παραδοσιακή ανάθεση αρμοδιοτήτων. Στην πραγματικότητα, δημιουργούν συστήματα που απαιτούν συνεχώς έλεγχο, ανατροφοδότηση και διορθώσεις, προσθέτοντας περισσότερο έργο αντί να το μειώνουν.
Η ουσιαστική αξιοποίηση της τεχνητής νοημοσύνης προϋποθέτει στρατηγική ηγεσία και οργανωμένο τρόπο δράσης. Η εμπειρία δείχνει ότι οι επιχειρηματίες που εφαρμόζουν μηχανισμούς χωρίς ξεκάθαρες διαδικασίες συχνά καταλήγουν να γίνονται οι ίδιοι τα μεγαλύτερα εμπόδια της επιχείρησής τους. Η ηγεσία πρέπει να ελέγχει όχι πόσες αυτοματοποιήσεις εφαρμόζονται, αλλά πόσες σημαντικές εργασίες μπορούν να εκτελεστούν αυτόνομα χωρίς συνεχή επίβλεψη.
Για να επιτευχθεί αυτό, προτείνεται ένα πλαίσιο πέντε βημάτων. Πρώτο, εντοπίστε τις διαδικασίες που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία και απαιτούν την προσοχή σας. Δεύτερο, καθορίστε τις αρμοδιότητες των ανθρώπων πριν ορίσετε τους κανόνες για την αυτοματοποίηση, ώστε οι εργασίες που απαιτούν δημιουργική σκέψη και κρίση να παραμείνουν στον άνθρωπο. Τρίτο, τεκμηριώστε κάθε διαδικασία πριν την αναθέσετε ή την αυτοματοποιήσετε, ώστε να υπάρχει σαφής οδηγία για ανθρώπους και μηχανές. Τέταρτο, αυτοματοποιήστε τις επαναλαμβανόμενες και μονότονες εργασίες, απελευθερώνοντας χρόνο για στρατηγικές και δημιουργικές δραστηριότητες. Τέλος, εστιάστε στα αποτελέσματα και όχι στις ενέργειες: μετρήστε την αποδοτικότητα και προσαρμόστε τα συστήματα ώστε να λειτουργούν αποτελεσματικά.
Η επιτυχία με την τεχνητή νοημοσύνη απαιτεί συνεχή βελτίωση, υπομονή και σαφή ηγεσία. Όταν όλα τα στοιχεία οργανωθούν σωστά, οι αυτοματοποιήσεις λειτουργούν όπως μια καλά συντονισμένη ορχήστρα: κάθε διαδικασία και εργαζόμενος παίζουν τον ρόλο τους, ενώ ο ηγέτης καθορίζει το ρυθμό και αφήνει το σύστημα να αποδώσει στο μέγιστο.
