Για χρόνια, όσα ακούγονταν γύρω από τους «έξυπνους υπολογιστές» στους χώρους εργασίας έμοιαζαν περισσότερο με υπόσχεση παρά με πραγματικότητα. Άλλοι μιλούσαν για εξοικονόμηση χρόνου και άλλοι για απώλεια ανθρώπινης επαφής. Σήμερα, όμως, η συζήτηση έχει αλλάξει. Οι αυτοματοποιημένες εφαρμογές έχουν ήδη περάσει τα κατώφλια των γραφείων προσωπικού και επηρεάζουν, αθόρυβα αλλά ουσιαστικά, τον τρόπο που λειτουργούν οι μεγάλες επιχειρήσεις.
Η διαφορά δεν βρίσκεται στην τεχνολογία αυτή καθαυτή, αλλά στο γεγονός ότι τα αποτελέσματά της μετριούνται. Όταν μειώνονται οι καθυστερήσεις, όταν λιγοστεύουν τα επαναλαμβανόμενα αιτήματα και όταν το κόστος περιορίζεται, τότε οι «έξυπνες» λύσεις παύουν να είναι πείραμα και γίνονται εργαλείο καθημερινής δουλειάς.
Λιγότερες ουρές, περισσότερες καθαρές απαντήσεις
Τα τμήματα προσωπικού ήταν ανέκαθεν φορτωμένα με ερωτήσεις ρουτίνας: άδειες, μισθοδοσία, παροχές, έγγραφα. Η αναμονή για μια απλή απάντηση κόστιζε χρόνο και στους εργαζομένους και στους υπεύθυνους. Σήμερα, πολλές από αυτές τις ερωτήσεις απαντώνται άμεσα από αυτοματοποιημένα συστήματα, χωρίς μεσάζοντες και χωρίς μεταφορά του προβλήματος από γραφείο σε γραφείο.
Το κέρδος δεν είναι μόνο αριθμητικό. Οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι έχουν πρόσβαση σε βοήθεια τη στιγμή που τη χρειάζονται, ενώ οι άνθρωποι του προσωπικού μπορούν να ασχοληθούν με ζητήματα που απαιτούν κρίση, εμπειρία και ανθρώπινη επαφή.
Προσλήψεις χωρίς περιττή ταλαιπωρία
Ανάλογη αλλαγή παρατηρείται και στις προσλήψεις. Διαδικασίες που άλλοτε τραβούσαν σε μάκρος, με ασαφή στάδια και επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις, γίνονται πιο απλές και πιο ξεκάθαρες. Οι υποψήφιοι ενημερώνονται καλύτερα, βρίσκουν πιο εύκολα τις θέσεις που τους ταιριάζουν και εντάσσονται ομαλότερα στον νέο τους ρόλο.
Μπορεί οι βελτιώσεις να μετρώνται σε λίγες ημέρες λιγότερης αναμονής, όμως η διαφορά στην εμπειρία είναι μεγάλη. Ο πρώτος μήνας σε μια δουλειά παύει να είναι χαοτικός και γίνεται πιο οργανωμένος και ανθρώπινος.
Εκπαίδευση χωρίς χαμένο χρόνο
Ένα από τα πιο δαπανηρά «αόρατα» προβλήματα για κάθε επιχείρηση είναι ο χρόνος που χρειάζεται ένας νέος εργαζόμενος για να σταθεί στα πόδια του. Οι σύγχρονες εφαρμογές βοηθούν στη γρήγορη εξοικείωση, προσφέροντας καθοδήγηση, παραδείγματα και πρακτική εξάσκηση χωρίς να απαιτείται συνεχής παρουσία προϊσταμένων.
Ιδίως σε επαγγέλματα με αυστηρούς κανόνες ή άμεση επαφή με το κοινό, η σωστή και γρήγορη εκπαίδευση μειώνει τα λάθη και αυξάνει την ασφάλεια. Το όφελος είναι διπλό: λιγότερο άγχος για τον εργαζόμενο και καλύτερη ποιότητα υπηρεσιών.
Στην πρώτη γραμμή της καθημερινής δουλειάς
Σε μεγάλους οργανισμούς, όπου το προσωπικό εργάζεται σε βάρδιες και μιλά διαφορετικές γλώσσες, η τεχνολογία παίζει πλέον καθοριστικό ρόλο στην οργάνωση της ημέρας. Οι οδηγίες δίνονται καθαρά, οι προτεραιότητες μπαίνουν σε σειρά και τα λάθη περιορίζονται.
Όταν ένας εργαζόμενος καταλαβαίνει ακριβώς τι πρέπει να κάνει, χωρίς να ψάχνει χαμένος οδηγίες ή μεταφράσεις, δουλεύει καλύτερα και με μεγαλύτερη ασφάλεια. Αυτό δεν είναι πολυτέλεια, είναι βασική προϋπόθεση για σοβαρή εργασία.
Χωρίς εμπιστοσύνη, όλα καταρρέουν
Καμία αυτοματοποίηση δεν έχει αξία αν δίνει λάθος απαντήσεις. Ένα σύστημα που μιλά με σιγουριά αλλά σφάλλει, δημιουργεί περισσότερα προβλήματα απ’ όσα λύνει. Γι’ αυτό και οι πιο προσεκτικές επιχειρήσεις κρατούν τον άνθρωπο στο κέντρο, ειδικά όταν τα ζητήματα γίνονται σύνθετα ή ευαίσθητα.
Τα στοιχεία του προσωπικού δεν είναι απλοί αριθμοί. Αφορούν ανθρώπους, ζωές και δικαιώματα. Χωρίς σαφείς κανόνες, έλεγχο και ευθύνη, καμία τεχνολογία δεν μπορεί να σταθεί.
Το πραγματικό στοίχημα
Το ζητούμενο δεν είναι να αντικατασταθούν οι άνθρωποι στα γραφεία προσωπικού, αλλά να απαλλαγούν από τη βαρετή, επαναλαμβανόμενη δουλειά. Όταν αυτό επιτυγχάνεται, το προσωπικό υποστηρίζεται καλύτερα, οι επιχειρήσεις λειτουργούν πιο ομαλά και η καθημερινή εργασία γίνεται λιγότερο κουραστική.
Οι υπολογιστές δεν κάνουν μια επιχείρηση πιο ανθρώπινη. Μπορούν όμως να της δώσουν τον χρόνο να γίνει.
